何年分もの過去の申告書や領収書、請求書の束が山積みとなっていませんか。
今回はその申告書等の書類はいつ破棄してもいいのか、取っておくべき書類は何かを、
法律で定められている保存期間を見ながら、実務上ではどういった扱いなのかを説明していきます。
保存期間一覧表
保存期間については、法律ごとに決められています。
違う法律でそれぞれ定められている場合には長い方の保存期間で記載しています。
法人税の書類関係｜保存期間
消費税やその他の書類について｜保存期間
赤字でない会社については、原則的には7年が保存義務です。
この7年というのは、税金の時効のことになります。
つまり7年を過ぎると、税務署は税務調査をすることができないということです。
※赤字の会社については9年です。
参考：国税庁HP
No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間
税務署への届出書関係について
各種届出書についても重要な書類となります。
上記であげたもの以外でも様々ありますので、大切に永久的に保管されることをお勧めします。
この届出書については、税務署には半永久的に保管されています。
ですので、万が一紛失しても、会社の代表者本人や税理士が税務署に行けば、見せてもらうことができます。
ともあれ税務署も人が管理しているので、紛失などありえないことではないので、ご自身でなくさないように保管してくださいね。
以前、上記のような届出書ではないですが、似たようなケースがありましたので。
オーナー企業の場合の保存期間｜実務上では
上記では法律に則って保存期間を説明をさせていただきました。
税金に関する法律、会社法だけ考えれば10年経てば破棄しても大丈夫です。
しかし中小企業で規模が大きくなくオーナー企業のような場合、下記書類は10年経っても取っておくことをお勧めします。
・届出書関係
・設立関係書類
なぜ取っておくかというと、将来あるかもしれない税務調査に対応するためです。
例えば下記のように言われるかもしれません。
Q：会社を承継する際の役員退職金の計算について根拠はあるか？
A：過去の申告書の役員報酬をもとに計算すれば根拠があるので適正な金額と言える
Q：相続の税務調査で配偶者の預貯金について、亡くなる前に被相続人の現金を移したのでは？
A：配偶者にも給与を支払っていたという根拠が申告書にあるので対応できる
将来このように何があるか分かりません。
これはほんの一例ですが、自身の身を守るためにも、最低限保管することをお勧めします。
保存の意義｜自分の身は自分で守る
紙ベースの申告がメインだった時代は、税務署も保管スペースの関係で10年以上経過すると破棄してしまっているようです。
電子申告に移行した関係で、現在はデータについてはどう処理しているか定かではありません。
また税理士にお願いしている法人についても安心というわけではありません。
紙ベースでの保管はもちろんのこと、税理士事務所でもデータなどの容量の関係で破棄する事務所も多いのが現状です。
渡された申告書等一式は万が一のため保存しておいてください。
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