最近では、電子マネーが普及し便利になりました。
Suicaなどの交通系ICカードを持っていれば、電車に乗るときもタッチで改札が通過できますし、ちょっとした買い物も「ピッ」とタッチで買えるようになりました。
経費について、交通系ICカードで支払っている時の注意点を記載していきます。
はじめに
経費となるものをクレジットカードで支払っていたりポケットマネーより支払っていたり、様々な支払い形態があると思います。
今回は経費の支払いがSuicaやパスモなどの交通系ICカードを使用した時、正しい処理間違った処理について説明しています。
SuicaなどのICカードで使用した経費は、どのように経費（申請）にしていますか。
もしかして、チャージした金額をすべて経費にしているなんてことありませんか。
交通系ICカード｜正しい経費処理は
まず、これはNGです。
チャージした金額の領収書で経費に計上
理由ですが、チャージした後の金額は何にでも使えるためです。
例えば、自宅で使用する生活消耗品などの洗剤やタオルなども全てICカードで購入できてしまうのです。
正しい処理は、事業に関係する金額のみを経費に計上するのが正しい処理となります。
交通系ICカード｜正しい経費処理の具体例
Suicaなどの交通系ICカードを利用したある一日の行動です。
1人社長の場合
・チャージ金額の領収書
先ほども書いたように、使った内容が公私混同されるため経費として認められません。
・チャージ以外のもので領収書が発行されるもの
①軽食
④打合せ費用
領収書が発行される他の経費と同じ取扱いになります。
内容をみて会計ソフトに入力します。
・領収書が発行されないもの
③電車代
これについては、エクセルや振替伝票で記録しておきます。
1人社長｜日々の経費処理について
領収書が発行されるものについては、他の経費と同じように処理してください。
③電車代や自販機など領収が発行されないものについては、ご自身のやりやすい方法で記録しておきます。
この記録をもって、経費として認められます。
例えばエクセルで管理したり、振替伝票又はA4ノートなどに記録する方法が挙げられます。
エクセルで管理｜記入例
振替伝票で管理｜記入例
従業員がいる会社の場合
恐らく経費規定や申請書があると思いますので、それに従ってください。
またこれから作成しようとされている社長や経理担当の方については下記を参考にしてみてください。
経費申請書の書式についてはこちら
参照先：MFクラウド経費
さいごに
いかがでしたか。
実際にはチャージ金額がそのまま経費としてOKと思われていた方は少ないと思います。
特に１人社長の場合、経理処理が後回しになって、領収書の出ない公共機関の料金については漏れているケースが多いです。
こまめに記録できる方法を見つけて、経費の記帳もれがないよう工夫してください。
